Enviar documentación confidencial suele ser uno de los aspectos más espinosos entre todas las mercancías posibles que una empresa de paquetería y mensajería puede transportar. Es por ello que desde nuestra experiencia como empresa de envíos en Barcelona desde 1992, en Ipso Facto queremos darte algunas claves relativas a ello. De paso, queremos recordarte que en nuestro blog podrás encontrar artículos con temas relacionados como este en el que te explicamos cómo enviar una maleta por mensajería para beneficiarte de todas las ventajas que da nuestro servicio.
Contar solo con profesionales
Lo primero que debemos decir es que enviar documentación de tipo confidencial es seguro solo si lo haces con profesionales. En efecto, hay que contar para ello con empresas dedicadas a la mensajería que cumplan con la Ley del Contrato de Transporte. Esta Ley tiene su origen en el 2010. Pretende regular las obligaciones que deben cumplir las empresas de transporte en todas las materias y también respecto a la hora de enviar documentación oficial. Todas las empresas que cuenten con servicio de mensajería y transporte deben inscribirse en el Registro de Operadores Postales de la Comisión Nacional del Sector Postal y disponer de la llamada tarjeta OT.
Por lo tanto, a la hora de enviar este tipo de documentación un primer criterio para hacerlo de forma fiable es que la empresa con la que contemos esté inscrita en él y cumpla con la normativa para poder proteger nuestros documentos durante todo el proceso de envío. También debemos asegurarnos de que la empresa cuenta con vehículos de seguridad para poder llevar a cabo el transporte de forma segura y el personal cualificado para dicha tarea.
Medidas a tener en cuenta para que enviar documentación confidencial
En el caso de la documentación oficial, también debemos tomar algunas precauciones complementarias que te queremos explicar a continuación. La primera de ellas es que vayan bien cubiertos de la posible mirada de quienes quieran obtener información de ella. Para dicho propósito, se pueden emplear sobres acolchados para que el interior quede a salvo de miradas y al mismo tiempo para que los documentos no se dañen ante cualquier impacto o eventualidad que surja durante el transporte.
Igualmente, debemos tener en cuenta el material que recubre a nuestra documentación. Lo más recomendable es en primer lugar taparla con una superficie opaca que la proteja de miradas indiscretas. Además, es recomendable cubrirla con material impermeable para combatir la humedad. Se debe evitar que los documentos queden demasiado prensados en el interior del sobre.
Respecto a la confidencialidad, lo más recomendable es firmar con el receptor un acuerdo de confidencialidad. Por otro lado, debemos preparar correctamente el envío en cuanto al sobre que lo contenga.
Contar con sobres de seguridad para enviar documentación confidencial
Además de las anteriores características que hemos mencionado (acolchado, impermeable y opaco) que tienen que ver con la garantía para que se conserven en correctas condiciones, es fundamental tener en cuenta la seguridad del envío. Para este menester existen varios tipos de «sobres de seguridad». Los primeros de ellos son los llamados sobres de alta seguridad. Estos sobres están diseñados para evitar la manipulación y cuenta con unas bandas laterales con una impresión para que no puedan cortarse y volver a unirse. También cuentan con una numeración única en cada uno de ellos y un código de barras. Dispone de adhesivo de alta seguridad y son de hecho los sobres que se emplean normalmente para el envío de dinero.
Los segundos son los llamados sobres Courier que cuentan con una banda adhesiva permanente. Este pegamento no puede ser reutilizado, por lo que nos alerta en caso de manipulación. Al mismo tiempo, estos sobres cuentan con un plástico opaco de color blanco que hace ilegible su interior.
Por último, están las bolsas de seguridad. Estas cuentan con un diseño que nos permite introducir un volumen mayor de documentos. Cuenta con un mecanismo precintado con cremallera. Pueden emplearse varias veces ya que a la hora de abrirlos la que queda manipulada es su banda adhesiva. Esto, al tiempo que nos informa sobre su manipulación nos permite ahorrar mucho en el caso de que debamos enviar documentación confidencial con regularidad.
Esperamos que este artículo te haya servido para comprender que, en efecto, enviar documentación confidencial a través de un servicio de mensajería y paquetería especializado es seguro. Sin embargo, recuerda que para ello debes contar solo con el servicio de profesionales cualificados. Ipso Facto puede ofrecerte el mejor equipo de ellos para llevar a cabo tus envíos con las máximas garantías.
